Trabajar desde casa o en cualquier entorno sin supervisión directa puede llevar a la sensación de que el tiempo se escapa de nuestras manos. Seguro que has tenido esa sensación alguna vez, la de que ya son las 14:00 y no has hecho nada productivo. Para aumentar nuestra productividad, en otra entrada hablamos sobre la estrategia de los 30 minutos y gestión del tiempo, y cómo beneficia al teletrabajo. Ahora, profundicemos en la importancia de planificar tareas diarias.
Índice
¿Qué es la planificación de tareas? Te lo resumo en una frase…
Si tenemos toda la mañana para hacer todo, al final no hacemos nada. Así de simple.
La planificación de tareas es esencial para mantener la productividad y evitar que el tiempo se nos escape. Si tenemos toda la mañana para hacer todo, al final no hacemos nada. Así de simple. Debemos ser realistas sobre nuestras tareas diarias. Parece algo obvio, pero es crucial llevarlo a cabo correctamente.
La planificación de tareas es el proceso de identificar, organizar y priorizar actividades para alcanzar objetivos específicos dentro de un período de tiempo determinado. Este proceso implica dividir proyectos grandes en tareas más manejables y establecer un cronograma para completarlas. La planificación efectiva no solo aumenta la productividad, sino que también reduce el estrés y mejora la gestión del tiempo.
¿Cómo planificar tareas?
Para planificar tareas de manera efectiva, sigue estos pasos:
- Define tus objetivos: Clarifica lo que deseas lograr. Establecer metas claras te proporciona una dirección y un propósito.
- Divide las tareas: Desglosa proyectos grandes en tareas más pequeñas y manejables. Esto facilita el seguimiento del progreso y evita la sensación de abrumo.
- Prioriza: Determina qué tareas son más importantes y urgentes. Utiliza una matriz de prioridad (importante/urgente) para ayudarte a decidir en qué enfocarte primero.
- Asigna tiempo: Estima el tiempo necesario para completar cada tarea y asigna bloques de tiempo específicos en tu calendario.
- Utiliza herramientas de gestión: Apóyate en herramientas y aplicaciones que te ayuden a organizar y seguir tus tareas. Más adelante, exploraremos algunas opciones gratuitas.
Por ejemplo, si queremos lanzar un blog personal, no podemos pretender hacerlo todo en una mañana, ya que los resultados serán desastrosos. Debemos desmenuzar el trabajo en tareas o «tasks»:
Planificar tareas para un blog personal quedaría más o menos así:
- Buscar nombre para el blog.
- Seleccionar un dominio
- Buscar proveedor de hosting
- Instalar WordPress
- Escribir un post
Cada tarea puede subdividirse aún más. Por ejemplo, «Buscar proveedor de Hosting» puede dividirse en tres micro tareas de 15 minutos para estudiar los principales proveedores y sus tarifas. Calcula tu tiempo de trabajo y selecciona tareas que puedas abarcar en ese tiempo, debes ser realista.
Para planificar Tareas tenemos dos opciones, el papel y el bolígrafo de toda la vida, o algo un poco más sofisticado. Más adelante hablaré sobre herramientas gratuitas que simplifican nuestra organización
¿Cómo organizar y planificar un trabajo?
Organizar y planificar un trabajo implica una combinación de estrategia, disciplina y herramientas adecuadas. Aquí te dejo una guía práctica:
- Reúne toda la información: Antes de empezar, asegúrate de tener toda la información necesaria para el proyecto. Esto incluye objetivos, plazos, recursos disponibles y posibles obstáculos.
- Crea un esquema del proyecto: Elabora un plan general que incluya todas las tareas y sub-tareas necesarias. Un diagrama de Gantt puede ser muy útil para visualizar el proyecto.
- Establece plazos realistas: Asigna fechas límite para cada tarea. Asegúrate de ser realista para evitar el agotamiento y la procrastinación.
- Monitorea el progreso: Revisa regularmente tu avance y ajusta tu plan según sea necesario. La flexibilidad es clave para manejar imprevistos.
- Evalúa y ajusta: Al finalizar el proyecto, evalúa qué funcionó y qué no. Utiliza esta información para mejorar tu planificación en futuros proyectos.
Cómo planificar tareas laborales
La planificación de tareas laborales es crucial para mantener la eficiencia y cumplir con las responsabilidades. Aquí tienes algunos consejos específicos:
- Empieza con una lista maestra: Anota todas las tareas que necesitas completar. Esta lista servirá como tu referencia principal.
- Clasifica y agrupa: Organiza las tareas en categorías según su naturaleza (por ejemplo, correos electrónicos, reuniones, informes).
- Prioriza diariamente: Cada mañana, revisa tu lista maestra y selecciona las tareas más importantes para el día. Enfócate en completar las tareas prioritarias primero.
- Utiliza técnicas de productividad: Métodos como la técnica Pomodoro (trabajar en intervalos de 25 minutos con descansos cortos) pueden ayudarte a mantenerte concentrado y eficiente.
- Elimina distracciones: Minimiza las interrupciones durante tus bloques de trabajo. Establece horarios específicos para revisar correos electrónicos y atender llamadas.
5 herramientas para planificar y programar tareas gratuitas
Existen diversas herramientas gratuitas que pueden ayudarte a planificar y programar tus tareas. Aquí te presento cinco de las más populares:
- Todoist: Una aplicación de gestión de tareas sencilla pero poderosa que permite crear listas de tareas, establecer plazos y prioridades. Su interfaz intuitiva es ideal para quienes buscan simplicidad y eficacia. https://todoist.com/es
- Trello: Utiliza un sistema de tableros y tarjetas para organizar tareas y proyectos. Es especialmente útil para proyectos colaborativos y ofrece una vista visual clara del progreso. https://trello.com/es
- Google Keep: Una herramienta de notas que permite crear listas de tareas, agregar recordatorios y organizar tus notas con etiquetas. Es perfecta para quienes ya están integrados en el ecosistema de Google. https://keep.google.com/
- Microsoft To Do: Una herramienta de planificación que se sincroniza con Outlook y otras aplicaciones de Microsoft. Ofrece funciones como listas de tareas, recordatorios y la capacidad de compartir listas con otros usuarios. https://to-do.office.com/tasks/
- Asana: Aunque es más robusta, la versión gratuita de Asana permite gestionar proyectos y tareas, asignar tareas a miembros del equipo y establecer plazos. Es ideal para equipos pequeños y medianos. https://asana.com/es
Aplicación para planificar tareas. Yo recomiendo…
Te recomiendo usar To Do mi arma secreta de la productividad.
En resumen: sencillo e intuitivo, y lo más importante… gratis. Tiene aplicación para Smartphone y aplicación para escritorio, por supuesto todo en la nube. La mecánica es simple, marcas una tarea y cuando la realizas, tachas. Puedes programar tareas desde cualquier parte, algo que recomiendo y acceder a ellas desde cualquier dispositivo.
Un consejo…
La noche anterior visualiza como sería tú jordana de trabajo ideal, que tareas debes completar para que el día tenga un 10 en productividad. Escríbelas, debes ser realista y al día siguiente a por todas!!
Combinando Time and datte y To Do t te convertirás en un trabajador más eficaz con más tiempo para dedicar a lo que realmente importa, como por ejemplo estar con los tuyos.
Si quieres saber más acerca de Time and Datte haz click aquí.
Qué opinas sobre planificar tareas, ya lo pones en práctica?
Espero tu comentario!
