Mejorar Productividad
Marzo 4, 2014 posted by Trabajar desde casa

Productividad laboral amenazada por el correo electrónico, desconecta!

Productividad laboral amenazada por el correo electrónico, desconecta!

La productividad laboral se ve amenazada por el afán de hiperconexión que existe hoy en día. Si pretendemos ser eficientes en nuestro trabajo, es vital alcanzar un nivel de concentración optimo y para ello debemos gestionar correctamente algunos elementos.

No existe un mayor enemigo para tu productividad que el correo electrónico, es un verdadero caballo de Troya. Estar siempre atento de la bandeja de entrada puede parecer beneficioso, pero no es así. El email nos desconcentra, desvía nuestra atención de manera constante y lo más triste es que la mayoría de las noticias que nos llegan son spam.

Un aviso de correo nuevo nos hace parece perros que acuden a al voz de su amo; dejamos de trabajar y miramos como zombies la bandeja. Este acto hace que nuestra concentración baje a cero y a a medida que pasa el día nos cuesta mucho más recuperar el ritmo.

El precio que pagamos por estar pendientes de nuevos emails, es una bajada de la productividad laboral de un 40%. Perdemos más de dos horas diarias en tonterías que nos hacen bajar la concentración, unas horas muy valiosas que puedes emplear en estar con tus hijos o con tus amigos, no delante de un ordenador.

En otros artículos hablamos sobre métodos para aumentar la productividad laboral, que unidos a la desconexión de correo electrónico pueden hacer de tu trabajo un verdadero polvorín. Te puede interesar la estrategia de los 30 minutos y planificar tareas, la clave de la productividad.

 Productividad laboral email

Productividad laboral siempre alta

Cuando alcanzamos un nivel de concentración optimo somos capaces de todo, nos sumergimos tanto en nuestra tarea que resolvemos cualquier problema de manera rápida y creativa. Nuestra misión consiste en proteger ese estado lo máximo posible terminando nuestro trabajo de manera eficiente y rápida, para dedicarnos a las cosas de la vida que en realidad importan.

Solución

El email es la mayor interrupción de la vida moderna. Por tanto aprovechar el tiempo depende de la minimización del correo electrónico. El método más efectivo que he encontrado para controlar el impulso de mirar la bandeja es configurar una respuesta automática que indique que vas a controlar el correo dos veces al día o menos.

Recomiendo marcar unos horario para mirar el correo, unas horas optimas pueden ser 10 am y 17 pm. Depende de tus horarios, modifica las horas de revisión, es importante que no sea a primera hora del día ni sobre todo a última. Las primeras horas las debemos destinar a tareas que requieran toda nuestra energía y mirar el correo al última hora es arriesgarnos a alargar nuestra jornada mas de lo debido.

Informa de la nueva situación

Envía un correo electrónico a todas las personas que habitualmente contacta contigo por email, puede ser algo así:

Hola a todos

En un esfuerzo por aumentar la productividad y la eficiencia, estoy empezando una nueva política personal sobre el correo electrónico. Me he dado cuenta que paso mucho tiempo revisando mi  bandeja de entrada y menos tiempo concentrado en el trabajo importante. Se ha convertido en una distracción innecesaria que hace que mis plazos de entrega sean cada vez mayores.

Desde ahora en adelante sólo revisaré el correo a las 10 am y 17 pm en días laborables. Voy a tratar de responder a todos los emails en el momento oportuno sin dejar de lado mis obligaciones.

Si el mensaje es urgente podéis contactar conmigo por teléfono.

Espero que este nuevo enfoque se traduzca una reducción de los tiempos de entrega de los trabajos.

Configurar autorespuesta

Es recomendable configurar la autorespuesta de tu gestor de correo y enviar un email automático cuando alguien contacte contigo. Un ejemplo:

Gracias por tu correo electrónico. Debido a la carga de trabajo actual solo reviso la bandeja de entrada a las 10 am y 17 pm. Si se trata de algo urgente puedes llamarme por teléfono.

Un saludo y gracias.

De esta manera nos aseguramos que nadie se ofenda si no recibe un correo de inmediato. La persona que recibe este mensaje sabe que revisarás la información y también tendrá una hora aproximada de tu respuesta. Algo que sin duda a la larga agradecerán.

Recomiendo usar…

A veces la autorespuesta no funciona correctamente. Los gestores importantes de correo solo envían uno o dos correos automáticos para prevenir el spam. Te recomiendo usar este gestor de correo electrónico 100% gratuito para gestionar la autorespuesta.

Mailrelay.com

Te permite enviar hasta 25.000 emails de manera gratuita cada mes. Es una herramienta fácil e intuitiva y dispone de un servicio de atención al cliente es español. Tambien puedes emplear Mailrelay para tus campañas de email marketing sin problemas.

Conclusión…

Agrupar tareas es un buen aliado de nuestra productividad laboral. Marcando unas horas de lectura del correo serás más eficiente para resolver los problemas. Espero que esta estrategia te ayude a ser más productivo en tu jornada diaria. Recuerda que no consiste en trabajar muchas horas, si no en trabajar horas más efectivas.

 

 

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